Мільйон гривень економії та звільнення 50% часу: рік впровадження ЕДО в компанії ТАS Agro

ТАС Агро – провідна аграрна компанія України, яка обробляє понад 80 тисяч гектарів земель у Чернігівській Сумській, Київській, Вінницькій, Кіровоградській, Херсонській та Миколаївській областях.

За рік впровадження цифрових рішень компанія залучила до ЕДО більшість співробітників та половину контрагентів. Як організувати цей процес ефективно та додатково зекономити час і гроші?

Ірина Яблонська

керівниця проєкту ЕДО у ТОВ «ТАС АГРО»

Результати впровадження ЕДО за 1 рік

з ЕДО працює >80% співробітників та 50% контрагентів

економія часу на обробці документів >50%

щомісяця підписується у «Вчасно» >500 документів

завдяки ЕДО зекономили 926 369 грн

Цифровізація дає можливість встигати все

Проєкт впровадження ЕДО стартував у ТАС АГРО у березні 2023 року. Ми розуміли, що повинні автоматизувати процеси, щоб позбавити наших співробітників рутинних задач та звільнити час для інтелектуальної праці. До того ж цифрові сервіси дозволяють працювати з документами 24 години на добу та економити чимало коштів.

Аграрний бізнес — це зовсім не про те, щоб сидіти в офісі. Це, зокрема, активна робота керівництва на виробництві, на виїзді «в полі». А цифровізація дає можливість встигати все — закривати і «паперові», і організаційні питання. Крім того, в аграрній сфері завдяки технологіям можна якісно аналізувати та контролювати як виробничі, так операційні процеси.

Інтеграція з внутрішньою системою за три місяці

Ми підписуємо у «Вчасно» понад 500 документів щомісяця. Це договори, додаткові угоди, специфікації, протоколи розбіжностей, видаткові накладні, коригуючі накладні, акти, рахунки, внутрішні розпорядження та накази. Також в ТАС АГРО інтегрували «Вчасно» з нашою внутрішньою системою електронного документообігу, а після цього — з обліковою системою.

Зараз цей процес відбувається так:

1 Вхідна документація

всі документи від контрагентів автоматично створюються в системі електронного документообігу (СЕД). Далі йдуть на внутрішнє погодження, після чого мігрують у сервіс «Вчасно» на підпис уповноваженій особі.

2 Вихідна документація

документи створюються та погоджуються в СЕД і автоматично після погодження мігрують у «Вчасно» для підписання та відправлення контрагенту. Підписаний документ повертається до нас в СЕД для зберігання.

Процес інтеграції тривав 3 місяці. Потім ще півроку пішло на впровадження модулю, написання нових методів, автоматизацію процесів, щоб мінімізувати участь користувача. Сьогодні ми отримуємо документи із сервісу в різних форматах. ТАS Agro була однією з перших (а подекуди й першою) компанією, яка протестувала деякі методи, які пропонував сервіс «Вчасно».

Поки залишилися в папері кадрові документи та деякі юридичні. Специфіка нашого бізнесу в тому, що поки не всі співробітники (наприклад, різноробочих професій) мають технічну можливість підписувати в електронному вигляді кадрові документи. Але найближчим часом ми плануємо впровадити ЕДО і в цьому напрямку.

За рік у ТАС АГРО на ЕДО перейшли 80% співробітників та понад 50% контрагентів

На початку впровадження ЕДО був невеликий спротив. Люди не були готові до новизни. Але коли ми розуміємо всі плюси — починаємо активно користуватися. Люди пробували цифрові сервіси крок за кроком, поступово: таким був лозунг нашого агрохолдингу в цьому процесі. Зараз у нас з ЕДО працює понад 80% співробітників, які підписують документи. До того ж працівники вже самі ініціюють перехід контрагентів на ЕДО, адже так набагато швидше та простіше.

В цілому контагенти реагували на зміни позитивно, адже здебільшого це достатньо великі компанії. Вони вже або працюють в ЕДО, або й самі ініціюють цей процес. А от ФОПи в деяких регіонах підхопили інновації не з таким ентузіазмом, і було проблемою переконати їх користуватися цифровими сервісами.

Бували ситуації, коли бухгалтери на місцях роздруковували документи, вже підписані в ЕДО. Коли ми це виявили і запитали, навіщо так робити, відповідь була: «Бо потрібні папірці, як ми пройдемо податкову перевірку без папірців?» І тоді ми наводили досвід інших компанії, коли податкову перевірку проходили з наданням інформації на флешці. Втім, повністю кристуватися ЕДО іноді ще заважають стереотипи та відсутність інформації. Але за рік вже більше половини наших контрагентів повністю перейшли на ЕДО.

Плюси електронного документообігу

1

Швидкість

ЕДО економить більше 50% часу для ініціатора та отримувача документів завдяки спрощеному процесу погодження, електронному підписанню та нашій автоматизації процесів.
2

Доступність

Цифрові сервіси дають змогу працювати з документами 24 години на добу, 7 днів на тиждень.
3

Економія коштів

Коли ми підрахували прямі та непрямі витрати, то зʼясувалося, що за цей рік завдяки ЕДО компанія зекономила 926 369 грн.
4

Екологічність

Завдяки електронному документообігу компанії ТАС АГРО вдалося зберегти 2 дерева та 700 літрів води, які використовуються на виробництво паперу.

Наступні кроки цифровізації в компанії — як допомогти зерну рости швидше та збирати врожай

У ТАS Agro глобальні плани на цифровізацію процесів у компанії. В сфері ЕДО хочемо впровадити внутрішні нормативні документи та кадрове діловодство. Також будемо запускати е-ТТН.

Втім, ми не обмежуємося цим — вже почали впровадження роботизації та автоматизації на всіх стадіях виробництва. Рутинні процеси передамо роботам, а співробітників залучатимемо в більш інтелектуальну та творчу роботу. Тобто, можна сказати, що цифровізація допомагає зерну рости швидше та збирати урожай.

Результати впровадження ЕДО

За рік роботи з «Вчасно» ми перевели на електронний документообіг 80% співробітників та 50% контрагентів. ТАС АГРО зекономили близько мільйона гривень та вдвічі скоротили час роботи з документами.

Цифровізація та автоматизація в агробізнесі знижує витрати, підвищує продуктивність праці і дає можливість сконцентруватися на виробництві, а не на операційній діяльності. А ще за допомогою ЕДО аграрний бізнес стає більш конкурентоспроможним та привабливим для інвестицій.

Детальніше у матеріалі vchasno.ua/case