Мільйон гривень економії та звільнення 50% часу: рік впровадження ЕДО в компанії ТАS Agro

Ірина Яблонська

керівниця проєкту ЕДО у ТОВ «ТАС АГРО»

Результати впровадження ЕДО за 1 рік

з ЕДО працює >80% співробітників та 50% контрагентів

економія часу на обробці документів >50%

щомісяця підписується у «Вчасно» >500 документів

завдяки ЕДО зекономили 926 369 грн

Цифровізація дає можливість встигати все

Проєкт впровадження ЕДО стартував у ТАС АГРО у березні 2023 року. Ми розуміли, що повинні автоматизувати процеси, щоб позбавити наших співробітників рутинних задач та звільнити час для інтелектуальної праці. До того ж цифрові сервіси дозволяють працювати з документами 24 години на добу та економити чимало коштів.

Аграрний бізнес — це зовсім не про те, щоб сидіти в офісі. Це, зокрема, активна робота керівництва на виробництві, на виїзді «в полі». А цифровізація дає можливість встигати все — закривати і «паперові», і організаційні питання. Крім того, в аграрній сфері завдяки технологіям можна якісно аналізувати та контролювати як виробничі, так операційні процеси.

Інтеграція з внутрішньою системою за три місяці

Ми підписуємо у «Вчасно» понад 500 документів щомісяця. Це договори, додаткові угоди, специфікації, протоколи розбіжностей, видаткові накладні, коригуючі накладні, акти, рахунки, внутрішні розпорядження та накази. Також в ТАС АГРО інтегрували «Вчасно» з нашою внутрішньою системою електронного документообігу, а після цього — з обліковою системою.

Зараз цей процес відбувається так:

1 Вхідна документація

всі документи від контрагентів автоматично створюються в системі електронного документообігу (СЕД). Далі йдуть на внутрішнє погодження, після чого мігрують у сервіс «Вчасно» на підпис уповноваженій особі.

2 Вихідна документація

документи створюються та погоджуються в СЕД і автоматично після погодження мігрують у «Вчасно» для підписання та відправлення контрагенту. Підписаний документ повертається до нас в СЕД для зберігання.

Процес інтеграції тривав 3 місяці. Потім ще півроку пішло на впровадження модулю, написання нових методів, автоматизацію процесів, щоб мінімізувати участь користувача. Сьогодні ми отримуємо документи із сервісу в різних форматах. ТАS Agro була однією з перших (а подекуди й першою) компанією, яка протестувала деякі методи, які пропонував сервіс «Вчасно».

Поки залишилися в папері кадрові документи та деякі юридичні. Специфіка нашого бізнесу в тому, що поки не всі співробітники (наприклад, різноробочих професій) мають технічну можливість підписувати в електронному вигляді кадрові документи. Але найближчим часом ми плануємо впровадити ЕДО і в цьому напрямку.

За рік у ТАС АГРО на ЕДО перейшли 80% співробітників та понад 50% контрагентів

На початку впровадження ЕДО був невеликий спротив. Люди не були готові до новизни. Але коли ми розуміємо всі плюси — починаємо активно користуватися. Люди пробували цифрові сервіси крок за кроком, поступово: таким був лозунг нашого агрохолдингу в цьому процесі. Зараз у нас з ЕДО працює понад 80% співробітників, які підписують документи. До того ж працівники вже самі ініціюють перехід контрагентів на ЕДО, адже так набагато швидше та простіше.

В цілому контагенти реагували на зміни позитивно, адже здебільшого це достатньо великі компанії. Вони вже або працюють в ЕДО, або й самі ініціюють цей процес. А от ФОПи в деяких регіонах підхопили інновації не з таким ентузіазмом, і було проблемою переконати їх користуватися цифровими сервісами.

Бували ситуації, коли бухгалтери на місцях роздруковували документи, вже підписані в ЕДО. Коли ми це виявили і запитали, навіщо так робити, відповідь була: «Бо потрібні папірці, як ми пройдемо податкову перевірку без папірців?» І тоді ми наводили досвід інших компанії, коли податкову перевірку проходили з наданням інформації на флешці. Втім, повністю кристуватися ЕДО іноді ще заважають стереотипи та відсутність інформації. Але за рік вже більше половини наших контрагентів повністю перейшли на ЕДО.

Плюси електронного документообігу

1

Швидкість

ЕДО економить більше 50% часу для ініціатора та отримувача документів завдяки спрощеному процесу погодження, електронному підписанню та нашій автоматизації процесів.
2

Доступність

Цифрові сервіси дають змогу працювати з документами 24 години на добу, 7 днів на тиждень.
3

Економія коштів

Коли ми підрахували прямі та непрямі витрати, то зʼясувалося, що за цей рік завдяки ЕДО компанія зекономила 926 369 грн.
4

Екологічність

Завдяки електронному документообігу компанії ТАС АГРО вдалося зберегти 2 дерева та 700 літрів води, які використовуються на виробництво паперу.

Наступні кроки цифровізації в компанії — як допомогти зерну рости швидше та збирати врожай

У ТАS Agro глобальні плани на цифровізацію процесів у компанії. В сфері ЕДО хочемо впровадити внутрішні нормативні документи та кадрове діловодство. Також будемо запускати е-ТТН.

Втім, ми не обмежуємося цим — вже почали впровадження роботизації та автоматизації на всіх стадіях виробництва. Рутинні процеси передамо роботам, а співробітників залучатимемо в більш інтелектуальну та творчу роботу. Тобто, можна сказати, що цифровізація допомагає зерну рости швидше та збирати урожай.

Результати впровадження ЕДО

За рік роботи з «Вчасно» ми перевели на електронний документообіг 80% співробітників та 50% контрагентів. ТАС АГРО зекономили близько мільйона гривень та вдвічі скоротили час роботи з документами.

Цифровізація та автоматизація в агробізнесі знижує витрати, підвищує продуктивність праці і дає можливість сконцентруватися на виробництві, а не на операційній діяльності. А ще за допомогою ЕДО аграрний бізнес стає більш конкурентоспроможним та привабливим для інвестицій.

Детальніше у матеріалі vchasno.ua/case